Główną ideą związaną z obsługą zaangażowania w programie Espeer jest maksymalne uproszczenie i zautomatyzowanie wszelkich procesów. Dlatego zamiast dodawać ręcznie pozycje w każdym dowodzie, który wpływa na zaangażowanie można jednorazowo na koniec każdego miesiąca wygenerować dokument wprowadzający odpowiednie zapisy na koncie zaangażowania – 998. Zapisy te potrzebne są do przygotowania sprawozdania o wydatkach – RB-28.
Zaangażowanie na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej dotyczy zawartych umów oraz zrealizowanych bieżących wydatków. Kwoty z umów powinny zostać zaangażowane w pełnej wysokości dotyczącej bieżącego roku budżetowego. Dlatego istotne jest aby wydatki miesięczne związane z realizacją takich umów nie powiększały zapisów na koncie 998. Dlatego należy jakoś je odróżnić od realizowanych wydatków, które nie są związane z żadną umową.
W programie Espeer rozwiązane jest to w postaci dodania odpowiedniego znacznika na końcu opisu dekretu. To jak ten znacznik ma wyglądać ustala się w oknie Ustawienia->Identyfikacja. Dla przykładu można ustalić, że takim znacznikiem jest dwuznak „>z”. Możemy też wybrać czy do zaangażowania mają się pobierać zapisy, które w opisie mają na końcu >z czy też zapisy z znacznikiem >z mają być ignorowane podczas generowania miesięcznego dokumentu zaangażowania. Moim zdaniem najlepsze jest to drugie rozwiązanie czyli oznaczamy znacznikiem >z zapisy, które są już zaangażowane z umów i nie powinny być pobrane do miesięcznego zaangażowania aby nie zdublować tych kwot. Dlaczego jest to lepsze ? Bo w połączeniu z mechanizmem wzorców księgowych gdzie opisy są zapamiętane już z znacznikami >z na końcu nie musimy się zastanawiać i pamiętać czy do danego wydatku trzeba dopisać znacznik >z na końcu opisu czy nie. Dekretując fakturę dotyczącą umowy wybieramy ją z zapamiętanego wzorca (i tam już jest znacznik >z w opisie) następnie dekretując wyciąg korzystamy z przekształcenia faktury w zapłatę i tu też opis już będzie automatycznie ze znacznikiem >z. Natomiast dekretując faktury oraz wyciągi nie związane z umowami nic nie musimy dodawać do opisu.
Jeśli chodzi o paragrafy płacowe to przyjęło się, że zaangażowanie zapisujemy na koncie 998 w wysokości równej planu finansowemu w momencie opublikowania decyzji z ustawą budżetową. Następnie naliczenie list płac za dany miesiąc jak i wyciąg z przelewów płacowych powinniśmy dekretować za pomocą wzorca gdzie opisy zawierają już zapamiętany znacznik >z.
Bardzo ważne jest aby znacznik >z był na samym końcu opisu. Jeśli w opisie za znacznikiem znajdzie się np. spacja albo spacja rozdzieli znak > i z to znacznik nie spełni swojej roli. Szukając znacznika program sprawdza dokładnie 2 ostatnie znaki opisu i tam musi znajdować się ten znacznik.